Prowadzone rejestry, ewidencje i archiwa oraz zasady udostępniania

Centrum Zdrowia Psychicznego w Słupsku prowadzi rejestry, ewidencje oraz archiwum w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania jednostki, dokumentowania jej działalności oraz realizacji obowiązków ustawowych.

I. WYKAZ PROWADZONYCH REJESTRÓW I EWIDENCJI
W Centrum prowadzone są w szczególności następujące rejestry i ewidencje:

Dotyczące pacjentów CZP
- Księga Główna Pacjentów oraz inne rejestry medyczne wymagane przepisami prawa
- Rejestr pacjentów przyjętych bez zgody
- Rejestr zawiadomień o zastosowaniu przymusu bezpośredniego
- Rejestr zdarzeń niepożądanych
- Rejestr zakażeń
- Rejestr wypadków przy pracy
- Rejestr chorób zawodowych oraz zgłoszenia podejrzenia choroby zawodowej
- Wykaz zarnień ostrymi narzędziami przy udzielaniu świadczeń zdrowotnych
Dotyczące pracowników CZP
- Rejestr Wydanych Upoważnień i Pełnomocnictw
- Ewidencja Kadrowa
  - Ewidencja pracowników
  - Ewidencja czasu pracy
  - Rejestr praktyk/staży/wolontariatów
  - Rejestr wyjazdów służbowych
  - Rejestr wyjść prywatnych i służbowych
  - Ewidencja zwolnień lekarskich
  - Rejestr chorób zawodowych i wypadków pracowników
  - Rejestr szkoleń i instrukcji BHP
Pozostałe
- Rejestr Korespondencji Wpływającej i Wychodzącej
- Rejestr Zarządzeń wewnętrznych Dyrektora
- Rejestr Skarg, Wniosków i Petycji
- Rejestr Zamówień Publicznych
- Centralny Rejestr Umów
- Ewidencja środków trwałych
- Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych
- Rejest naruszeń ochrony danych osobowych
- Ewidencja umów powierzenia przetwarzania
- Archiwum Zakładowe (w tym archiwum dokumentacji medycznej)
  - dokumentacja medyczna – przekazywana do archiwum po zakończeniu procesu leczenia z oddziałów CZP
  - dokumentacja związana z obsługą działalności CZP, w tym dokumentacja kadrowa, finansowo-księgowa, administracyjno-gospodarcza

II. ZASADY I SPOSOBY UDOSTĘPNIANIA DANYCH

1. Udostępnianie danych o charakterze Informacji Publicznej:
- Dane zawarte w rejestrach jawnych, które stanowią informację publiczną, a nie zostały opublikowane na stronach Biuletynu Informacji Publicznej, są udostępniane na pisemny wniosek zainteresowanego.
- Wniosek należy złożyć osobiście w Sekretariacie, przesłać pocztą lub za pośrednictwem platformy eDoręczenia.
- Udostępnianie informacji publicznej następuje na zasadach i w trybie określonym w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
- Odmowa udostępnienia informacji publicznej oraz umorzenie postępowania następuje w drodze decyzji administracyjnej Dyrektora.

2. Udostępnianie Dokumentacji Medycznej (Archiwum Medyczne):
- Dokumentacja medyczna pacjentów jest chroniona i podlega szczególnym zasadom udostępniania.
- Udostępnienie dokumentacji medycznej następuje na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.
- Dane udostępnia się pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu lub osobie upoważnionej przez pacjenta, a także uprawnionym organom i podmiotom na mocy przepisów prawa.
- Wnioski o udostępnienie dokumentacji medycznej (w formie kopii, wyciągów, odpisów lub odwzorowań cyfrowych) przyjmuje i realizuje [np. Sekcja Dokumentacji Medycznej / Archiwum Medyczne / Sekretariat].

3. Ograniczenia w udostępnianiu danych:
Prawo do uzyskania danych z rejestrów i ewidencji podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie danych osobowych (RODO), przepisach o ochronie informacji niejawnych oraz innych tajemnicach ustawowo chronionych (w tym tajemnicy lekarskiej).