Centrum Zdrowia Psychicznego w Słupsku prowadzi rejestry, ewidencje oraz archiwum w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania jednostki, dokumentowania jej działalności oraz realizacji obowiązków ustawowych.

I. WYKAZ PROWADZONYCH REJESTRÓW I EWIDENCJI
W Centrum prowadzone są w szczególności następujące rejestry i ewidencje:

1. Dotyczące pacjentów CZP
   • Księga Główna Pacjentów oraz inne rejestry medyczne wymagane przepisami prawa
   • Rejestr pacjentów przyjętych bez zgody
   • Rejestr zawiadomień o zastosowaniu przymusu bezpośredniego
   • Rejestr zdarzeń niepożądanych
   • Rejestr zakażeń
   • Rejestr wypadków przy pracy
   • Rejestr chorób zawodowych oraz zgłoszenia podejrzenia choroby zawodowej
   • Wykaz zarnień ostrymi narzędziami przy udzielaniu świadczeń zdrowotnych
2. Dotyczące pracowników CZP
   • Rejestr Wydanych Upoważnień i Pełnomocnictw
   • Ewidencja Kadrowa
     • Ewidencja pracowników
     • Ewidencja czasu pracy
     • Rejestr praktyk/staży/wolontariatów
     • Rejestr wyjazdów służbowych
     • Rejestr wyjść prywatnych i służbowych
     • Ewidencja zwolnień lekarskich
     • Rejestr chorób zawodowych i wypadków pracowników
     • Rejestr szkoleń i instrukcji BHP
3. Pozostałe
   • Rejestr Korespondencji Wpływającej i Wychodzącej
   • Rejestr Zarządzeń wewnętrznych Dyrektora
   • Rejestr Skarg, Wniosków i Petycji
   • Rejestr Zamówień Publicznych
   • Centralny Rejestr Umów
   • Ewidencja środków trwałych
   • Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych
   • Rejest naruszeń ochrony danych osobowych
   • Ewidencja umów powierzenia przetwarzania
   • Archiwum Zakładowe (w tym archiwum dokumentacji medycznej)
     • dokumentacja medyczna – przekazywana do archiwum po zakończeniu procesu leczenia z oddziałów CZP
     • dokumentacja związana z obsługą działalności CZP, w tym dokumentacja kadrowa, finansowo-księgowa, administracyjno-gospodarcza

II. ZASADY I SPOSOBY UDOSTĘPNIANIA DANYCH

1. Udostępnianie danych o charakterze Informacji Publicznej:
- Dane zawarte w rejestrach jawnych, które stanowią informację publiczną, a nie zostały opublikowane na stronach Biuletynu Informacji Publicznej, są udostępniane na pisemny wniosek zainteresowanego.
- Wniosek należy złożyć osobiście w Sekretariacie, przesłać pocztą lub za pośrednictwem platformy eDoręczenia.
- Udostępnianie informacji publicznej następuje na zasadach i w trybie określonym w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
- Odmowa udostępnienia informacji publicznej oraz umorzenie postępowania następuje w drodze decyzji administracyjnej Dyrektora.

2. Udostępnianie Dokumentacji Medycznej (Archiwum Medyczne):
- Dokumentacja medyczna pacjentów jest chroniona i podlega szczególnym zasadom udostępniania.
- Udostępnienie dokumentacji medycznej następuje na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.
- Dane udostępnia się pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu lub osobie upoważnionej przez pacjenta, a także uprawnionym organom i podmiotom na mocy przepisów prawa.
- Wnioski o udostępnienie dokumentacji medycznej (w formie kopii, wyciągów, odpisów lub odwzorowań cyfrowych) przyjmuje i realizuje [np. Sekcja Dokumentacji Medycznej / Archiwum Medyczne / Sekretariat].

3. Ograniczenia w udostępnianiu danych:
Prawo do uzyskania danych z rejestrów i ewidencji podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie danych osobowych (RODO), przepisach o ochronie informacji niejawnych oraz innych tajemnicach ustawowo chronionych (w tym tajemnicy lekarskiej).